Il Cedente è il soggetto che ha ceduto il bene o servizio fatturati. Il soggetto può anche non cedere il bene o servizio ma prestarlo: in questo caso si parla di Prestatore. In pratica il Cedente Prestatore è colui che emette la fattura.

È il soggetto (ente pubblico o privato) a cui la fattura è destinata.

Emittente è il soggetto intermediario che eroga il servizio ed emette la fattura con firma digitale per conto del Cedente-Prestatore. 

Trasmittente è il soggetto intermediario che trasmette la fattura al Sistema di Interscambio.

Per chi utilizza il servizio di fatturazione integrato in Gimi, Emittente e Trasmittente è 2C Solution.

XML (eXtensible Markup Language) è l’unico formato conforme agli standard definiti dal Sistema di Interscambio per le fatture elettroniche. XML.P7M, è il formato della fattura elettronica firmata digitalmente.

PA, Pubblica Amministrazione, ovvero tutti gli enti pubblici (ministeri, agenzie fiscali, enti nazionali di previdenza, comuni, province, regioni, albi professionali, forze dell’ordine, ecc). 

B2B, Business To Business, ovvero tutti i soggetti privati dediti allo scambio commerciale di prodotti o servizi tra aziende. 

B2C, Business To Consumer, ovvero tutti i soggetti privati dediti alle vendite effettuate direttamente al consumatore finale.

Il Sistema di Interscambio (SDI), gestito dall’Agenzia delle Entrate, e? un sistema informatico in grado di ricevere le fatture sotto forma di file XML, effettuare controlli sui file ricevuti, inoltrare le fatture ai destinatari.

Il Codice Destinatario è un codice alfanumerico composto da sette caratteri che, componendosi alla sua Partita IVA, identifica il ricevente della FE. Viene rilasciato dall'intermediario e per la fatturazione B2B va indicato come canale preferenziale presso il sito dell’Agenzia delle Entrate nell’area Fatture e Corrispettivi. In questo modo le fatture passive verranno automaticamente consegnate, anche se il mittente indicherà solo "0000000" come riferimento.

Nel caso della Pubblica Amministrazione, il codice destinatario, di soli sei caratteri, è detto “Codice Univoco Ufficio (CUU)” o codice “iPA”.

Il codice destinatario viene fornito dall'intermediario per cui tutti i soggetti che si avvalgono dei servizi offerti da 2C Solution (intermediario della fatturazione elettronica integrata in Gimi) avranno il codice destinatario T04ZHR3.

Queste informazioni possono essere inserite sul cliente o sull’impianto nelle relative cartelle fatturazione e sulla sinistra Dati fatturazione elettronica.

In questo modo vengono riportati in automatico sulle varie fatture elettroniche.

Se i dati variano da fattura a fattura allora si possono gestire direttamente nella fase Gestione documenti da fatturare nella cartella Fattura elettronica.

Selezionare nel Tipo riferimento quello a cui si riferiscono i dati e poi compilare il campo Numero e i codici CIG e/o CUP. Il campo Numero è obbligatorio ed è relativo al Tipo riferimento (Ordine di acquisto, contratto, ecc.), se non si conosce si può inserire anche qui il codice CIG o CUP.

I dati qui inseriti non vengono riportati sulla copia cartacea della fattura. Se li si vuole esporre occorre inserirli nelle descrizioni o nelle annotazioni del documento.

Verificare se è impostato il Filtro fatture su Tutte

Se il filtro non è su tutte le fatture, i documenti con stato definitivo (Ricevuta di consegna a ditte o privati e Mancata consegna con email letta) non vengono visualizzati.

Lo stato Non generabile appare quando sulla fattura manca il codice destinatario.

Occorre effettuare la modifica del documento in Modifica descrizione su fatture/avvisi (Menù Fatturazione \ Modifiche a documenti fatturati) inserendo il codice destinatario nei dati di Testata e cliccando sul tasto di proposta (lampadina) del campo Annotazioni per riportare la dicitura dei decumenti elettronici.

Accedendo poi nuovamente alla fase di Fatturazione elettronica attiva lo stato risulterà Da generare.

Per la modalità di fatturazione immediata è necessario comunicare allo SDI il file XML nel periodo di liquidazione IVA. Es. Se la data del documento è 31 gennaio 2019, posso trasmettere il file XML allo SDI entro il 16 febbraio 2019.

Per la modalità di fatturazione differita è necessario trasmette la fattura elettronica allo SDI entro il 15 del mese successivo. Es. Se la data del documento è 3 gennaio 2019, posso trasmettere il file XML allo SDI entro il 15 febbraio 2019.

Per il ciclo attivo lo SDI restituisce solo tre tipologie di esito:

Ricevuta di consegna: la fattura è stata emessa, validata correttamente e consegnata al cliente;

Mancata consegna: la fattura è stata emessa, validata correttamente e non è stata consegnata al cliente ma solo depositata nel suo cassetto fiscale;

Notifica di scarto: la fattura non è stata emessa, da rinviare entro 5 giorni dalla ricezione dell’esito.

Lo stato ‘Mancata consegna’ ritorna per tutti i documenti che il SDI non è stato in grado di recapitare perché hanno codice destinatario a zero e non hanno PEC oppure il codice destinatario o la PEC non sono validi; la fattura è comunque valida ma si dovrà comunicare al cliente che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate (tale comunicazione può essere effettuata anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica); è uno stato definitivo per cui il documento non può più essere modificato.

Nel caso di fattura doppia (trasmessa più volte), Partita IVA cessata o Partita IVA sbagliata, errori nel conteggio di IVA e imponibile o ritenuta calcolata in modo sbagliato.

Il portale di 2C Solution controlla la corretta formattazione XML, ricalcolo IVA, imponibili, arrotondamenti ecc. La natura dell’Esito di Scarto viene sempre notificata dal Sistema di Interscambio.

Si può riemettere fattura entro 5 giorni dal momento dello scarto (sabato e domenica non fanno eccezione).

Per fattura duplicata, la fattura deve essere aggiornata con nuovo numero e data.

Nel caso invece di Partita IVA sbagliata, per esempio, si può mantenere lo stesso numero e data.

L'invio dell'e-mail dalla fase fattura elettronica attiva è possibile gestirla o non gestirla selezionando l'opzione nell'apposito riquadro Invio E-mail.

L'e-mail di cortesia, ovvero l'avviso che è stata emessa una fattura elettronica con la possibilità di visualizzarla, viene generata direttamente dal servizio di fattura elettronica, ovvero l'intermediario, e inviata prendendo gli indirizzi e-mail di posta ordinaria sul destinatario del documento (riquadro E-mail invio automatico documenti presente nella cartella Recapiti dell'anagrafica dell'amministratore o cliente).

Se non sono presenti indirizzi non invia nulla ma se in quel campo sono stati inseriti dati diversi (indirizzi e-mail non validi o più indirizzi non separati dal ;) segnala l'anomalia e blocca l'invio del file XML. In quest'ultimo caso è sufficiente aprire l'anagrafica del destinatario, correggere il dato ed effettuare nuovamente l'operazione di INVIO XML.

L'invio dell'e-mail è comunque legato all'esito del SDI ovvero arriverà al destinatario solo quando per la fattura ritornerà la notifica di Ricevuta di consegna o Mancata consegna.

Se il cliente non riesce ad accedere al link presente nell'email inviata contestualmente all'invio del documento XML al SDI, è perché il suo programma di posta inibisce i link presenti nelle email ricevute. Il cliente dovrà configurare il proprio programma di posta in modo da non perdere tale link. Per effettuare tale operazione dovrà rivolgersi al suo tecnico informatico. È possibile ovviare al problema effettuando un 'Inoltro' del messaggio e poi premere sul link del nuovo messaggio creato per l'inoltro.

Questo problema è stato riscontrato con Windows Live Mail che prevede una serie di limitazioni per i link.

Sia la mail che il visualizzatore delle fatture inviate in automatico dal servizio di fatturazione elettronica possono essere personalizzate.

Occorre accedere con le proprie credenziali al pannello Web della fatturazione elettronica https://legal.solutiondocondemand.com

Nella sezione Fattura Attiva troverete 2 icone la prima permette di modificare il formato della mail che viene inviata, la seconda il formato della pagina di visualizzazione della fattura da parte del cliente.
Al termine delle modifiche occorre salvarle premendo il tasto Salva ed è possibile visualizzare l'anteprima delle modifiche premendo il tasto Visualizza.

Nella mail si possono modificare: l'immagine del logo e il testo della mail.

Nella pagina di visualizzazione della fattura si possono modificare:

Nell'intestazione della pagina (Header) - i colori, l'immagine del logo, il testo visualizzato alla destra del logo e il link applicato all'immagine del logo.

Nel piede della pagina (Footer) - l'immagine del logo, il testo visualizzato alla destra del logo e il link applicato all'immagine del logo.

Nella sezione (Message) si possono inserire dei messaggi che verranno visualizzati dal destinatario al momento dell'apertura della pagina della fattura.

Nella sezione (Pop-Up) si possono impostare delle finestre (Pop-Up) da visualizzare in fase di apertura del visualizzatore della fattura elettronica.
Impostare un pagina web richiamabile all'interno del Pop-Up o in alternativa impostare un testo.

Nella sezione (Chat) DISABILIRARE la Chat.

N.B.: TUTTE LE IMMAGINI DEVONO ESSERE CARICATE SU UN SERVER WEB.

Su servizi \ impostazioni \ impostazioni generali nella cartella Fatturazione nel campo Dicitura fattura elettronica (riquadro Impostazioni generali di fatturazione) è presente la seguente dicitura:

“Documento non valido ai fini fiscali ai sensi dell'art. 21 dpr 633/72

L'originale del documento è consultabile presso l'indirizzo Pec o codice SDI da Lei fornito oppure nella sua area privata dell'Agenzia delle Entrate.”

Questa dicitura esce su tutti i documenti cartacei per tutti i clienti senza distinzione se titolari di Partita IVA o consumatori finali.

La dicitura può essere modificata o eliminata.

L’Agenzia delle Entrate alle domande più frequenti al link https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/Nsilib/Nsi/Schede/Comunicazioni/Fatture+e+corrispettivi/FAQ+fe/Risposte+alle+domande+piu+frequenti+categoria/Fatture+elettroniche+verso+consumatori+finali+non+PIVA/?page=schedecomunicazioni  relativamente a quali sono gli obblighi verso i condomini dice quanto segue:

Il condominio non è un soggetto titolare di partita IVA e non emette fattura.

Gli operatori IVA residenti o stabiliti che emetteranno fattura nei confronti di un condominio saranno tenuti ad emettere fattura elettronica via SdI considerando il condominio alla stregua di un “consumatore finale”. Pertanto, come previsto dal provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 30 aprile 2018:

1. nel compilare la fattura elettronica riporteranno il codice fiscale del condominio nel campo dell’identificativo fiscale CF del cessionario/committente;

2. valorizzeranno il campo “codice destinatario” della fattura elettronica con il codice convenzionale “0000000” e invieranno la fattura elettronica al SdI;

3. consegneranno una copia della fattura elettronica trasmessa – in formato analogico o elettronico – al condominio. Nella copia dovrà essere esplicitamente detto che si tratta della copia della fattura trasmessa

Si coglie l’occasione per evidenziare che tali regole valgono anche per gli enti non commerciali non titolari di partita IVA.

Potete comunque adattare la descrizione inserita in Impostazioni generali \ Fatturazione \ Diciture per fattura rendendola più generica. Es. “Il presente documento è una copia di quello emesso elettronicamente ...” oppure “Solo per titolari di partita IVA il documento non è valido ai fini fiscali ai sensi dell'art. 21 dpr 633/72…”.

Premesso che in Gimi vengono visualizzate solo le fatture che vengono recapitate alla 2C Solution, è necessario verificare qual è l'esito della fattura nel vostro cassetto fiscale. Tale esito può essere anche richiesto al proprio fornitore.

Se dall'esito risulta 'Mancata consegna' è corretto che non la si veda in Gimi perché lo SDI non è riuscito a recapitarla a 2C ma ha caricato il tutto solo nel cassetto fiscale.

Se invece dall'esito risulta 'Ricevuta consegna' o 'Inoltro' vi preghiamo di inviarci il file della fattura e dell'esito per poter eseguire un controllo più approfondito.

Il corretto recapito delle fatture dipende dalla registrazione o meno del canale preferenziale T04ZHR3 presso l'Agenzia delle Entrate poiché lo SDI ragiona nel seguente modo:

1. CANALE REGISTRATO su "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate (Cassetto fiscale):

SDI acquisisce il canale di invio della fattura dal Cassetto fiscale se è stato REGISTRATO CORRETTAMENTE (T04ZHR3).

Da verificare se nelle fatture non visualizzate da Gimi, nell'XML la partita IVA del destinatario risulta corretta poiché, se non è corretta la fattura non viene agganciata al canale predefinito e quindi segue il caso 2.

2. CANALE NON REGISTRATO su "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate (Cassetto fiscale):

SDI legge l'XML della fattura:

codice destinatario T04ZHR3 e PEC NON valorizzata ---> INVIA al portale 2C

codice destinatario 0000000 e PEC valorizzata ---> INVIA alla PEC e non al portale 2C

codice destinatario T04ZHR3 e PEC valorizzata ---> INVIA alla PEC e non al portale 2C

Per mettere in conservazione delle fatture ricevute sul cassetto fiscale occorre:

1. Scaricare dal cassetto fiscale il file XML e il relativo METADATI

2. Accedere al portale 2C Solution alla sezione Fatture Passive

3. Premere sul pulsante +Conservazione e allegare i due file del punto 1

Se pur importando in primanota una fattura elettronica fornitori tramite il pulsante Importa XML questa continua ad apparire nelle successive importazioni, è perché non è stato possibile associare la fattura elettronica con la relativa registrazione in quanto è stato variato il numero documento proposto aggiungendo o togliendo qualche carattere (Es. viene proposto il numero 000015 e si tolgono gli zeri - 15 - oppure si aggiunge l'anno - 000015/2019 -)

Entro 30 giorni la conservazione a norma avviene automaticamente. Il pacchetto di distribuzione sarà scaricabile dal portale.

In caso di necessità, è bene conservare anche le fatture scartate dal SDI. Il portale di 2C Solution conserva automaticamente anche le fatture scartate dal Sistema di Interscambio, con le relative notifiche di scarto.

Il Pacchetto di Distribuzione serve per l’eventuale esibizione delle fatture, che è necessaria in caso di contenzioso, recupero crediti o in caso di controllo da parte della guardia di finanza e richiesta dell’agenzia delle entrate.